Vi följer den s k Verksamhetsprocessen.
Planeringsfas
I planeringsfasen börjar vi med en nulägesanalys där gällande avtal inventeras, giltighetstider och uppsägningstider klargörs och nuvarande kostnader redovisas. Därefter genomför vi en Behovsanalys som ligger till grund för Allmänna krav och Särskilda krav. Dessa sammanfattas i ett Förfrågningsunderlag som godkänns av bostadsrättsföreningen.
Genomförandefas
Upphandlingen påbörjas genom att vi kontaktar leverantörer och kvalificerar/kontrollerar dessa. Därefter erhåller de förfrågningsunderlaget för sin offert.
Uppföljnings- och Utvärderingsfas
· Offerterna utvärderas och ett utvärderingsprotokoll upprättas.
· Vi förordar en leverantör.
· Föreningen fattar beslut.
· Tilldelningsbeslut utsänds till samtliga offertgivare.
· Vi granskar av leverantören föreslaget kontrakt.
· Bostadsrättsföreningen tecknar kontrakt med vinnande leverantör.
Analysfas
Sex månader efter påbörjat uppdrag analyserar vi tillsammans med föreningen erhållen servicenivå och definierar utvecklingspotential.
Föreningens kontrakt dokumenteras i vår kontraktdatabas och föreningen kontaktas i god tid inför nästa upphandling respektive uppsägning av kontraktet.
Arbetssätt